Lo que nos contasteis el 23 de octubre
Tenéis bien resuelto el envío. Lo que se come las horas es lo que viene después, y es justo lo que estáis intentando automatizar.
Nos dijisteis dos cosas más, y esta propuesta responde a las dos: que una herramienta cerrada no os convence, porque tenéis vuestra forma de trabajar, y que decidiréis comparando con lo que os cuesta hacerlo vosotros. Por eso la calculadora está más abajo, con vuestros números.
El trabajo repetitivo pasa a la herramienta. El criterio sigue siendo vuestro.
StratIA Circularización
- Mirar qué ha contestado cada tercero y reclamar lo que falta.
- Separar las respuestas válidas de los avisos de vacaciones o de las que llegan fuera del hilo.
- Archivar cada respuesta en su encargo y llevar las bancarias a vuestras hojas de trabajo para cruzarlas con los saldos.
- Las respuestas se leen con IA y cada tercero muestra su estado. Solo las dudosas pasan al auditor, con la incidencia explicada.
- Los recordatorios se preparan desde vuestro correo y quedan en borrador hasta que los revisáis.
- Todo queda archivado en vuestras carpetas, por encargo y por tercero, con un registro de envíos y respuestas.
- Incluye la skill de conciliación de las respuestas con los saldos.
Vuestra macro de envío funciona bien. En la adaptación vemos con vosotros si la mantenéis y la herramienta arranca desde el envío, o si el envío pasa también a la herramienta.
StratIA PBC: intercambio documental con clientes
- El cliente sube la documentación a vuestro portal cuando puede.
- Nadie ve de un vistazo qué falta en cada auditoría.
- El gerente repasa a mano qué ha llegado y qué reclamar, y discute con el cliente qué se subió y cuándo.
- Peticiones por área con plantillas que se reutilizan cada año.
- Un panel por encargo con lo que falta, que también ve el cliente.
- La IA marca lo ilegible o incompleto, y el cliente recibe un único aviso al día y recordatorios según el calendario.
- El historial de cada documento, y lo aceptado archivado en vuestras carpetas.
La herramienta no decide si una respuesta es evidencia suficiente ni concluye nada. Eso lo sigue haciendo el auditor, como exige la NIA-ES 505.
Funcionando en un máximo de 60 días, y nada se activa hasta que vuestro responsable lo valide
- Fase 1AdaptaciónConectamos el proceso con vuestro correo, vuestras carpetas y vuestra cuenta de IA.
- Fase 2Prueba con un encargo vuestroLo probamos con un encargo real y vuestro responsable lo revisa. Es la fase en la que más os necesitamos.
- Fase 3Formación y activaciónFormamos al equipo y pasa a uso real cuando vuestro responsable lo firma.
- Campaña 2027Soporte y mediciónSoporte con plazo de respuesta por escrito. Al cerrar, os entregamos el informe de horas de la campaña.
Un pago para ponerlo en marcha y una cuota que lo mantiene al día
La puesta en marcha paga la adaptación. La cuota paga que siga funcionando cuando cambien los modelos de IA, que es justo lo que os preocupaba.
- Adaptación cuando cambie el modelo de IA.
- Soporte en campaña con plazo de respuesta por escrito.
- Puesta a punto antes de cada campaña, nuevas versiones y actualización de las skills incluidas.
- Informe anual de horas y nota de seguridad para vuestro sistema de calidad.
La plataforma de IA es vuestra: la contratáis y la pagáis directamente a vuestro proveedor. Como referencia, en nuestra firma, con unas 95 auditorías, son unos 15 € al mes.
- Con StratIA Circularización: conciliación de las respuestas con los saldos.
- Con StratIA PBC: extracción de los datos de las facturas en PDF a Excel para las pruebas de detalle.
- Con los dos módulos, además: verificación de memorias frente al modelo REA.
Si dejáis la cuota, os quedáis con ellas tal como estén; lo que deja de llegar son las actualizaciones.
| Coste total (sin IVA) | Primer año | Años siguientes |
|---|---|---|
| Puesta en marcha (StratIA) | 6.000 € | — |
| Cuota de mantenimiento (StratIA) | 4.200 € | 4.200 € |
| IA a vuestro proveedor (estimación) | menos de 180 € | menos de 180 € |
| Otros costes | Ninguno | Ninguno |
| Total | ≈ 10.380 € | ≈ 4.380 € |
Pago por partes, sin financiar
La puesta en marcha se paga al aceptar y la cuota, entera y por adelantado, al inicio de cada campaña. Si preferís empezar por un módulo, el segundo se paga cuando lo activéis.
Si contratáis un solo módulo
No hace falta contratar los dos. Con un solo módulo, la puesta en marcha es de 3.500 € y la cuota de 40 € por encargo (2.800 € al año con 70 encargos). Si contratáis los dos en el mismo entorno, la puesta en marcha del segundo baja a 2.500 €, porque buena parte de la adaptación ya está hecha.
La primera cuota, cuando funcione
Se factura cuando vuestro responsable valida la prueba con un encargo real. Si no se valida por causa nuestra, seguimos sin coste hasta que funcione.
Tarifa de primera edición
Si la herramienta queda en marcha antes de esta campaña, vuestra cuota por encargo se mantiene durante tres campañas, actualizada solo con el IPC. Vosotros podéis dejarla cuando queráis. La tarifa general se revisa al cerrar cada campaña.
Si un año dejáis la cuota
La herramienta sigue funcionando tal como está, y la configuración y los datos son vuestros. Os quedáis también con las skills tal como estén. Lo que deja de llegar es la adaptación cuando cambie el modelo de IA, las actualizaciones y el soporte en campaña.
Importes sin IVA. Compromiso mínimo: una campaña. La cuota se calcula con los encargos de cada campaña, con un mínimo equivalente a 25 encargos.
Haced la cuenta con vuestros números
Partimos de nuestras estimaciones para el proceso completo: 3 horas por encargo en circularización (preparar, enviar, perseguir, archivar y conciliar las respuestas) y 5 en el intercambio documental con clientes (PBC). Como el envío ya lo tenéis automatizado, ajustad las horas de circularización a lo que os lleva hoy lo que viene después. Y elegid si contratáis los dos módulos o uno solo.
Es una estimación con vuestros datos. La primera campaña se mide y os entregamos el informe de horas: a partir de ahí, la cuenta se hace con datos reales.
Vuestros expedientes no salen de vuestro entorno
Dónde están los datos
Todo queda en vuestro Microsoft 365 y en vuestras carpetas. No hace falta anonimizar nada, porque los documentos no salen de vuestro entorno.
Quién es dueño de qué
La configuración, los datos y los registros son vuestros. Si un día os vais, os entregamos claves, usuarios, configuración y documentación.
La cuenta de IA
Está a vuestro nombre, con vuestras condiciones de uso. Nosotros no vemos vuestros datos en producción.
Contrato y cumplimiento
Firmamos el encargo de tratamiento conforme al RGPD y un acuerdo de confidencialidad. Durante la puesta en marcha y el soporte solo accede nuestro equipo técnico, con registro de accesos, y la prueba se hace en vuestro entorno con vuestro responsable delante. Cada año os entregamos una nota de seguridad para archivar en vuestro sistema de gestión de la calidad.
Lo que os ofrecemos ya funciona en una firma de auditoría
Lo que hace
- Somos auditores. La circularización la usamos en nuestra propia firma, con unas 95 auditorías, desde la campaña pasada, y el intercambio documental ya está en nuestros encargos.
- Lo que adaptamos ya está corregido con expedientes reales: no empezáis de cero ni probáis con vuestra campaña.
- Lo mantiene alguien que conoce la NIA-ES 505 y sabe qué es una respuesta válida.
Lo que no hace
- No sustituye el juicio del auditor sobre la evidencia.
- No construye procesos nuevos ni integraciones a medida: eso es un proyecto aparte.
Frente a seguir construyéndolo vosotros
Os puede salir bien: vuestro informático está consiguiendo buenos resultados. Antes de decidir, comparad tres cosas: las horas que os quedan, vuestras y suyas, hasta tenerlo funcionando; si estará antes de enero; y quién lo mantiene cuando cambie el modelo de IA o él no esté disponible en plena campaña. El cruce de las respuestas bancarias con los saldos, que es vuestro siguiente paso, ya viene incluido en la skill de conciliación.
La IA abarata la ejecución. No abarata la responsabilidad.
Si os encaja, firmamos y empezamos
Basta con que nos confirméis por correo: os enviamos el contrato y, una vez firmado, José Luis os contacta para fijar la adaptación. Nuestro compromiso es que la tengáis funcionando en un máximo de 60 días desde la firma: si aceptáis antes del 15 de noviembre, la tenéis antes del 15 de enero, a tiempo para circularizar los cierres a 31/12/2026. Atendemos pocas firmas antes de enero porque nos quedan pocos huecos en la agenda de este trimestre.
Para la puesta en marcha
- Quién lleva hoy la macro de envío y el portal documental, para conectar la herramienta con lo que ya tenéis.
- Un usuario administrador de vuestro Microsoft 365.
Para aceptar
Respondednos a este correo con vuestra conformidad y os enviamos el contrato para firmar.